4 avril 2022 - Nous avons obtenu la certification QualiOpi, suite à notre engagement de respecter des critères de qualité. Nous avons été bien accompagnés par Sylvaine Collart du cabinet SI-Consulting. Notre audit de certification a duré 10 heures avec un auditeur de ActivCert. Merci à tous.
Pour mémoire, nous écrivons ceci le 20 septembre 2021 : Nous préparons la certification QualiOpi. Il nous faut pour cela respecter des critères de qualité. Et un certain nombre d’indicateurs adaptés à notre type d’activité.
Critère 1- Information du public
Critère 2- Conception des prestations
Critère 3- Adaptation des prestations
Critère 4- Mobilisation des ressources
Critère 5- Professionnalisation des équipes
Critère 6- Ancrage dans l’environnement
Critère 7-Processus d’amélioration continue
Critère 1 - Information du public :
(indicateur 1) Sur notre site web, le client trouve une présentation de la société, le détail de chaque formation avec le programme, les conditions, le prix, les objectifs…
(Indicateur 2) Nous indiquons sur notre site web les indicateurs de résultats et de performance suivant :
- 1- la moyenne de la satisfaction générale des stagiaires (qualité de l’organisation)
- 2- l’adéquation du contenu aux besoins des stagiaires
- 3- le taux de recommandation
Nous récupérons ces éléments via la synthèse des questionnaires de satisfaction à chaud.
Le client peut aussi consulter les CGV dans lesquelles est incluse notre politique RGPD. (Réglement Général de Protection des Données)
Nous avons des archives pour les mises à jour de nos documents. Une fois par an, nous vérifierons que les documents sont toujours à jour.
Critère 2 - Conception des formations
Le client prend contact avec nous soit :
- - par mail : aciah@laposte.net
- - via notre site web (formulaire de contact) ;
- - par téléphone. 09 77 81 55 98 ou 06 50 04 98 95
Dans notre cas, ce sont le plus souvent des demandes directes de particuliers (salariés ou à la recherche d’un emploi désirant acquérir des outils pour aider leurs proches). Mais cela peut être aussi des commanditaires qui appellent lorsqu’ils ont un besoin de formation pour leurs salariés.
Lorsque le contact se fait par téléphone, nous analysons directement leurs besoins, sinon le responsable formation, Mme Pierrisnard, convient d’un RDV téléphonique avec eux dans les 48 heures pour l’analyse du besoin (Indicateur 4).
Si un stagiaire est en situation de handicap, notre référent handicap, Mme Pierrisnard, prend contact avec lui afin de connaître son handicap et de pouvoir mettre en place un protocole adapté pour qu’il puisse suivre la formation qu’il a choisie si celle-ci donne une compétence compatible avec son handicap.
(Indicateur 5) Nous avons défini les objectifs de nos prestations de manière opérationnelle et évaluable.
(Indicateur 6) A la suite de l’analyse du besoin du commanditaire ou du particulier, nous lui envoyons un devis accompagné de nos CGV et du programme adapté à sa demande à nous retourner signé ou commande du client.
Nous leur enverrons alors un contrat (ou une convention) ainsi que les questionnaires de positionnement avant formation des stagiaires à nous retourner complétés et signés. (Indicateur 8)
Critère 3 - Adaptation des prestations
(Indicateur 9) Une semaine avant le début de la formation, nous enverrons à chaque stagiaire une convocation accompagnée de notre règlement intérieur dont ils doivent prendre connaissance avant le début de la formation.
(indicateur 10) Adaptation de la formation :
Nous pouvons adapter nos formations d’un point de vue organisationnel par rapport :
- - au nombre de personnes ;
- - au lieu ;
- - aux dates.
D’un point de vue pédagogique, nous avons mis en place un scénario pédagogique type pour chacune de nos formations que le formateur renseigne à chaque session en y indiquant les réalités de l’action et les adaptations mises en place en fonction du public.
(Indicateur 11) Validation des acquis :
Nous avons établi une structure de formation alternant théorie, mise en situation et échange avec les participants.
Notre formateur évalue les stagiaires tout au long de la formation par des exercices et mises en situation pratiques.
A la fin de la journée, le formateur remplit une fiche d’évaluation des acquis (Grille d’évaluation des compétences) pour chacun des stagiaires et prend le temps de faire un bilan et revenir sur les notions qui ont posé problème.
A la fin de la formation, une attestation de présence sera remise à chaque stagiaire.
(Indicateur 12) Engagement des stagiaires :
Pendant la formation, les stagiaires sont acteurs puisque nos formations sont basées sur une pédagogie active, sur le principe de l’auto-formation. Les stagiaires sont en effet évalués sur les mises en situation sur matériel fourni par l’association et/ou par le client.
Nous créons pour chaque session de formation un groupe de discussion afin de faciliter les échanges entre les stagiaires et avec le formateur et afin de prévenir et résoudre toute difficulté rencontrée.
Une feuille d’émargement est présentée chaque jour (matin et après-midi) afin d’être signée par chaque stagiaire et par le formateur.
En cas d’absence injustifiée, nous contactons le stagiaire et/ou le commanditaire à la première pause. Suivant les raisons de son absence, nous pouvons lui proposer diverses solutions de rattrapage.
En cas de rupture de parcours définitive, nous avons mis en place un questionnaire à remettre au stagiaire afin de nous interroger sur les raisons de son abandon et afin de mettre en place des plans d’actions correctifs le cas échéant (Indicateur 32).
Critère 4 - Mobilisation des ressources
(Indicateur 17) Organisation de la formation :
Nous avons une assurance RC pro. Et un contrat de bail lorsque les formations se déroulent dans nos locaux.
Nos formations peuvent aussi avoir lieu chez les clients, dans leur entreprise ou établissement. Dans le cas où un particulier nous contacterait directement, la formation s’effectuera dans nos locaux, situés à notre adresse. Nous savons où elle aura lieu dès l’analyse du besoin et cette information sera validée par le client sur le devis et la convention de formation.
Nous avons créé un document Question de gestion de salle afin de nous assurer en amont avec le commanditaire de la mise à disposition de l’espace et du matériel adéquat et requis pour la formation si la formation se fait chez le client.
A la suite de l’analyse du besoin faite par Mme Pierrisnard, le formateur est informé de la demande.
Si le formateur est disponible, nous lui bloquons le créneau défini pour la formation sur son planning après validation du devis par le client.
Nous faisons un point planning tous les vendredis pour la semaine qui suit.
Une semaine avant la formation nous vérifierons que toutes les conditions sont remplies grâce à une liste de vérification.
(Indicateur 18) Descriptif équipe pédagogique
Nous sommes actuellement quatre bénévoles internes dans notre structure et entrant dans notre action de formation. En plus de nos quatre salariés.
Nous avons défini un organigramme présentant les postes et missions de chacun : Gérant, responsable administratif, formateur et référent handicap.
Nous n’avons pas de besoin de recrutement pour l’instant, que ce soit en interne ou avec des prestataires formateurs sous-traitants.
(indicateur 19) Supports pédagogiques
Pour chaque programme, nos formateurs ont prévu des supports de cours détaillés avec tous les éléments importants à retenir ainsi que qu’une bibliographie d’ouvrages qu’ils recommandent et une liste de liens vers des sites spécialisés afin que les stagiaires puissent continuer à approfondir leurs connaissances dans le domaine concerné après la formation.
Tous les documents sont mis à disposition des stagaires sur notre site, pour 3 jours, avec accès par mot de passe.
Critère 5 - Professionnalisation des équipes
(indicateur 21) Nous avons des fiches de poste pour chaque salarié de la structure.
Une partie du questionnaire de satisfaction de la formation porte sur l’appréciation du stagiaire au sujet du formateur. Nous les relisons attentivement et mettons en place des ajustements si nécessaire.
Nos formateurs ont leur CV mis à jour régulièrement et possèdent les compétences et l’expérience requises afin d’assurer nos formations. Ils sont évalués lors d’entretien tous les deux ans ou sur demande de leur part.
Nous n’avons pas prévu de recruter pour le moment.
(Indicateur 22) Nos formateurs ont une stratégie de formation continue
Critère 6- Ancrage dans l’environnement
Nous faisons des veilles pour nous tenir informés :
(Indicateur 23)
1- nous tenir informés des évolutions légales et réglementaires de la formation professionnelle continue ainsi que sur l’inclusion des personnes en situation de handicap et nous en exploiterons les enseignements.
(Indicateur 24)
2- nous tenir informés de l’évolution de la législation de chacune des formations dispensées ainsi que sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et nous en exploiterons les enseignements.
(indicateur 25)
3- nous tenir informés de l’innovation pédagogique et technologique et nous en exploiterons les enseignements.
(Indicateur 26) Nous avons un référent handicap de la structure, Mme Pierrisnard, qui se forme et s’informe dans ce domaine. Nous avons mis en place un schéma de prise en compte de ce public et un réseau de structures partenaires si nous ne pouvons pas adapter la formation à son handicap
(indicateur 27) Nous n’avons pas de formateurs sous traitants et ne voulons pas en avoir. Mais nous avons quand même prévu un document contractuel-type au cas où.
Critère 7 - Processus d’amélioration continue
(indicateur 30) Nous demandons à chaque participant de répondre à un questionnaire de satisfaction stagiaire à chaud en fin de formation. Nous en ferons une synthèse (Bilan) pour nos statistiques de résultats et performances.
Lorsqu’un stagiaire a été inscrit par un commanditaire, nous envoyons un questionnaire d’évaluation à froid à celui-ci par mail, un mois après la formation. S’il y a un organisme financeur nous envoyons aussi un questionnaire. Nous faisons une relance à un mois d’intervalle.
Nous demandons aussi au formateur d’évaluer sa formation à la fin de celle-ci
Les personnes peuvent déposer une réclamation . Suivant les types de remarques celle-ci sera traitée suivant un protocole établi.
(indicateurs 31 et 32)
Réception de la réclamation, création d’une fiche d’amélioration suivie de la gestion de celle ci.
Réclamations :
Prendre en compte les réclamations reçues par mail ou via le formulaire à disposition des stagiaires et accusé réception dans les 48 heures.
Identifier :
La personne qui se plaint (nom, fonction téléphone, courriel, adresse),
Le produit ou le service précis concerné,
L’objet de la réclamation.
Ouvrir une fiche d’amélioration
Convenir d’un RDV téléphonique avec le plaignant et lui proposer une action à entreprendre afin de remédier au problème.
Fixer une échéance réaliste en fonction des possibilités. Préciser qui fait quoi, quand.
Conclure, et le cas échéant proposer ou découvrir un produit ou une prestation complémentaire.
Retour stagiaires
Les réponses des stagiaires seront compilées via les questionnaires recueillis afin d’en extraire des statistiques (indicateur 2).
Lorsqu’ un item reçoit 2/5 ou moins nous remplissons une fiche d’amélioration immédiatement et pour cela nous recontactons le stagiaire pour avoir plus d’information sur son insatisfaction. (Indicateur 31 et 32)
Retour commanditaires
Les réponses des Commanditaires seront compilées via les questionnaires recueillis et nous utiliserons le même process que pour les satisfactions stagiaires à chaud. (Indicateur 31 et 32)
Retours financeurs
Les réponses des financeurs sont compilées dans un tableau.
Lorsqu’ un item reçoit un retour « moyen » ou moins nous remplissons une fiche d’amélioration immédiatement et pour cela nous recontactons le financeur pour avoir plus d’information sur son insatisfaction. (Indicateur 31 et 32)
Nous avons mis en place un tableau de suivi des dysfonctionnements, aléas et réclamations.
